‘Tag Line’
|
‘Contribute…No Influenced’
|
Visi
|
Menjadi penyumbang kepada kecekapan dan kekukuhan tadbir urus Politeknik Kuala Terengganu
|
Misi Piagam Pelanggan
|
Melakukan pemeriksaan dan penilaian audit secara bebas dan berobjektif bertujuan menambah nilai dan memperbaiki operasi semua lapisan pengurusan dalam usaha menyediakan perkhidmatan yang terbaik dan berkualiti dalam semua aspek pengurusan
i.Menjalankan pengauditan secara professional berpandukan piawaian yang diterima umum
ii.Memberi pendapat dan syor-syor membina hasil daripada pengauditan
iii.Membuat audit susulan serta pemantauan ke atas syor-syor dan penemuan audit berbangkit
iv.Menghasilkan draf laporan audit dalam tempoh 14 hari bekerja selepas sesuatu pengauditan selesai dijalankan
|
Objektif
|
i.Membawa pendekatan yang sistematik dan berdisiplin untuk menilai dan meningkatkan keberkesanan pengurusan risiko, kawalan dan proses tadbir urus
ii.Menyediakan laporan atau pemerhatian hasil daripada pengauditan
iii.Memastikan tadbir urus politeknik dilaksanakan mengikut peraturan dan pekeliling yang ditetapkan dari masa ke semasa
iv.Menyiasat maklumat/aduan yang diperolehi terhadap salah laku berkaitan kewangan dan pengurusan
|
Fungsi Penubuhan
Skop Tugas
|
Memantau operasi politeknik dengan menjalankan pengauditan untuk mengenal pasti kelemahan atau ketidakpatuhan kepada peraturan kerajaan serta mengambil tindakan proaktif untuk penambahbaikan dan menghalang isu-isu berbangkit daripada berulang
i.Merancang dan menjalankan audit operasi, kewangan dan pematuhan untuk menilai keberkesanan kawalan dalaman
ii.Menentukan pematuhan terhadap dengan dasar-dasar yang dipilih, prosedur dan peraturan
iii.Memberi cadangan kepada Pengarah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan terhadap fungsi sistem kawalan yang telah disemak
iv.Melakukan siasatan khas mengikut arahan Pengarah dari masa ke semasa
v.Bekerjasama dengan semua peringkat pengurusan dan kakitangan Politeknik, juruaudit dalaman dan juruaudit luaran
vi.Menjalankan perundingan dengan pentadbir, jabatan dan kakitangan di semua peringkat untuk menggalakkan tadbir urus yang baik
|
SENARAI TUGAS PEGAWAI PID
1. Mengkaji sistem dan prosedur kerja untuk mengesan kelemahan dan mencadangkan penambahbaikan
2. Membantu ketua jabatan/pengarah politeknik memantau dan mengesan perbuatan salah laku, penyalahgunaan kuasa dan penyelewengan
3. Membuat tindakan susulan ke atas aduan yang didapati berasas
4. Membuat analisa ke atas Laporan Ketua Audit Negara bagi memberi perhatian terhadap ketidakpatuhan utama kepada hasil dari laporan audit
5. Menyediakan laporan secara berkala sebanyak sekali dalam tempoh 6 bulan kepada pengarah berkaitan perlaksanaan pengauditan di politeknik
6. Menjalankan tugas mengikut arahan Pengarah dari masa ke semasa
SENARAI TUGAS PEGAWAI JURUAUDIT
1. Menjalankan audit terhadap fail meja, kawalan keselamatan fizikal di pejabat, pinjaman kenderaan, pinjaman komputer, aset dan stor
2. Melakukan pemeriksaan khas terhadap tadbir urus di Politeknik termasuk aspek kewangan dan pengurusan sumber manusia
3. Membuat tindakan susulan ke atas aduan awam, hari bertemu pelanggan dan tahap Piagam Pelanggan sekiranya didapati berasas
4. Membuat analisa dan pelaporan terhadap audit yang telah dijalankan dalam tempoh 14 hari bekerja
5. Menjalankan tugas mengikut arahan Pengarah dari masa ke semasa
ETIKA PEGAWAI PID DAN JURUAUDIT
Ahli Pasukan Inspektorat Dalaman (PID) hendaklah pada sepanjang masa berpegang kepada teras dan amalan berikut:
1. Integriti
Etika individu dan pasukan melalui himpunan nilai pada diri individu/pasukan dalam membezakan antara yang benar dan yang salah, yang baik dan buruk, yang patut dan boleh dilakukan, serta yang tidak patut dan tidak boleh dilakukan. Pemilihan antara perkara-perkara ini sentiasa berlaku semasa menjalankan tugas sehari-hari, atau pun berinteraksi dengan pihak lain.
i. Perlu melaksanakan tugas dengan ikhlas, rajin dan bertanggung jawab
ii. Perlu mematuhi undang-undang dan mendedahkan apa yang dikehendaki dari segi
undang-undang dan profesion; dsn
iii. Perlu menghormati dan menyumbang kepada objektif-objektif organisasi yang sah dan
beretika
2. Berkecuali
Bertindak sebagai satu pihak yang berkecuali dan bebas. Tugasan, siasatan perlu dibuat tanpa dipengaruhi oleh mana-mana pihak. Dipengaruhi bermaksud segala unsur-unsur negative seperti ugutan, ancaman, tekanan, pakatan, subahat dan sebagainya. Ahli PID perlu isytihar/tarik diri sekiranya beliau mempunyai kepentingan dalam kes siasatan tersebut
3. Objektiviti
Menuntut pada pengumpulan, penilaian dan penyampaian berkaitan aktiviti dan proses yang diperiksa. Menilai dengan saksama dalam semua keadaan dan tidak dipengaruhi oleh orang lain semsa memberi pendapat/syor.i. Tidak akan melibatkan diri dalam sebarang aktiviti atau perhubungan yang akan menjejaskan atau dianggap akan menjejaskan penilaiannya secara saksama. Penglibatan ini akan termasuk aktiviti-aktiviti atau perhubungan yang akan mungkin bertentangan dengan kepentingan organisasiii.Tidak akan menerima apa-apa yang akan menjejaskan atau dianggap akan menjejaskan pendapat profesionalnya; dan iii. Perlu mendedahkan semua fakta material yang akan diketahuinya, di mana jika tidak didedahkan, mungkin menjejaskan laporan PID
4. Kerahsiaan
Sentiasa menghormati nilai dan hak milik maklumat yang diterimai. Perlu berhati-hati dalam penggunaan dan perlindungan maklumat yang diperoleh dalam pelaksanaan tugasii.Tidak akan menggunakan maklumat untuk sebarang faedah peribadi atau dalam apa cara yang melanggar undang-undang atau menjejaskan objektif-objektif organisasi yang sah dan beretika
5. Kompetensi
Menggunakan pengetahuan, kemahiran dan pengalaman yang diperlukan dalam melaksanakan tugas dan objektif PID
i. Hendaklah menggunakan pengetahuan dan kemahiran profesion semasa menjalankan
tugas
ii. Akan menjalankan tugas sebagai ahli PID berdasarkan standard profesionalisme; dan
iii. Akan secara berterusan mempertingkatkan kecekapan, keberkesanan dan kualiti
khidmatnya
PETUNJUK PRESTASI
Bagi memastikan fungsi PID dilaksanakan dengan berkesan, petunjuk prestasi PKT diukur seperti berikut:
Bil
|
Perkara Tumpuan PID
|
Petunjuk Prestasi
|
1
|
Usaha-usaha memperkemaskan Sistem dan Prosedur
|
Tindakan pembetulan yang diambil berserta maklum balas oleh Jabatan/Unit terlibat dalam tempoh kurang 21 hari bekerja
|
2
|
Pelaksanaan kawalan dalaman dan pematuhan kepada peraturan
|
Tindakan pembetulan diambil dalam tempoh 5 hari bekerja dan maklum balas oleh Jabatan/Unit terlibat dalam tempoh kurang 21 hari bekerja
|
3
|
Kualiti layan perkhidmatan telefon dan perkhidmatan kaunter
|
Tindakan pembetulan diambil dalam tempoh 5 hari bekerja dan maklum balas oleh Jabatan/Unit terlibat dalam tempoh kurang 14 hari bekerja
|
4
|
Hari bertemu pelanggan
|
Maklum balas kepada pelanggan dibuat dalam tempoh 5 hari bekerja
|
5
|
Pengurusan aduan awam
|
Aduan awam diselesaikan kurang dari 15 hari bekerja
|
6
|
Tahap pelaksanaan piagam pelanggan
|
Tindakan pembetulan diambil dengan segera dan maklum balas oleh Jabatan/Unit terlibat dalam tempoh kurang 14 hari bekerja
|
7
|
Tahap pelaksanaan sistem teknologi maklumat dan komunikasi
|
Maklum balas oleh Jabatan/Unit terlibat dalam tempoh kurang 14 hari bekerja
|
*Rujukan :- PKPA Bil. 1 Tahun 2008 dan Bil 1 Tahun 2009